Як укладати угоди на відстані та проводити загальні збори в умовах карантину

На щастя, сучасні технології та більш гнучке законодавство дозволяють дистанційно вести переговори та зустрічі, укладати та змінювати угоди, проводити загальні збори тощо.

Хочемо нагадати про ділові практики, що допоможуть не зупиняти та активно вести свій бізнес попри запроваджені обмеження.

Як укладати угоди на відстані?

Законодавство України не вимагає одночасної присутності сторін при підписанні договорів, окрім тих, що потребують нотаріального посвідчення. У зв'язку з цим, у діловому обороті регулярно використовуються різноманітні практики дистанційного укладення та підписання договорів.

Узгодження змісту угод

У різних бізнес-сферах сторони можуть використовувати як стандартні форми договорів (наприклад, стандартні договори поставки GAFTA) із мінімальними змінами, так і узгоджувати складні унікальні договори (наприклад, у складних M&A трансакціях).

Переговори щодо змісту договору можуть проводитися на особистих зустрічах, або, частіше, на конференц-дзвінках. У будь-якому випадку, безліч програмного забезпечення (Microsoft Teams, Zoom, Skype) дозволяє проводити відеоконференції, що можуть замінити особисті зустрічі для узгодження умов договорів.

Обмін підписаними версіями договору

Випадки, коли сторони збираються в одному приміщенні для власноручного підписання договору — скоріше виключення та "штамп із серіалу", ніж реальна ділова практика.

Після того, як сторони узгодили, скажімо, фінальний текст договору поруки, одна сторона роздруковує та підписує його у двох екземплярах та направляє поштою або кур'єром іншій стороні. Інша сторона підписує обидва екземпляри, залишає один собі, а інший повертає контрагенту.

Електронний договір

Наведений вище спосіб підписання договорів буде "тривіальним" для більшості. Цікавішим і все більш поширеним серед українського бізнесу є укладення договорів в електронній формі.

Цивільний кодекс України прямо прирівнює юридичну силу електронного договору силі договору, укладеного на папері. Новий Закон України "Про електронні довірчі послуги" адаптував законодавство України до сучасних світових стандартів електронної ідентифікації (серед іншого, врегулювавши послугу MobileID, що дало поштовх українському інтернет-банкінгу).

Уже тривалий час користувачам доступні зручні сервіси електронного підписання документів, в яких створення та використання електронного підпису "вбудовано" у функціонал.

Для укладення електронних договорів, ви можете скористатися такими сервісами, як DocuSign, Вчасно та іншими. Деякі програми, наприклад, AXDRAFT, дають функціонал не тільки на електронне підписання, а й на автоматизоване укладення та дистанційне погодження тексту договору.

Як потім доводити в суді?

У випадку фізичного обміну підписаними версіями питань із доведенням укладення угоди та її змісту у суді виникати не повинно — у вас буде паперовий оригінальний примірник, який можна подати як письмовий доказ.

Щодо електронної форми — однією з проблем, яка зменшувала бажання сторін укладати угоди в електронній формі, залишалося питання доведення в суді. Водночас, спеціальне законодавство визначає, що сама по собі електронна форма документа не веде до його недопустимості як доказу, а нові процесуальні кодекси прямо передбачили електронний доказ як один із засобів доказування. Більше того, у своїх рішеннях новий Верховний Суд неодноразово підтверджував стягнення заборгованості за договором, що уклали в електронній формі.

[block_2]

Загальні збори без особистої присутності?

Ще один важливий аспект ведення бізнесу, який на час карантину може знадобитися перевести в режим online — загальні збори учасників господарських товариств.

На щастя, у чинному законодавство про товариства з обмеженою відповідальністю та акціонерні товариства є дієві альтернативи фізичній присутності. Звісно, перед тим, як обирати будь-яку з них, варто також перевірити положення установчих документів господарського товариства.

ТОВ та ТДВ

Новий Закон України "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю" надає дієві способи проведення зборів без фізичної присутності:

➡️ у режимі відеоконференції, якщо це дозволяє одночасно бачити та чути всіх присутніх учасників. За результатами таких зборів укладається протокол, що підписує голова зборів

та

➡️ прийняття рішень шляхом опитування. Ініціатор опитування надсилає всім учасникам товариства відповідний запит з проєктом рішення із запропонованих питань та строком на відповідь. Згода на рішення надається підписанням і зворотнім направленням запиту (статут може додатково вимагати нотаріального засвідчення підпису). Однак, зверніть увагу на те, що законодавство прямо забороняє приймати певні рішення (наприклад, внесення змін до статуту) шляхом опитування.

Акціонерні товариства

Для АО чинне законодавство передбачає тільки можливість прийняття рішення шляхом опитування — якщо це передбачено статутом товариства і кількість акціонерів не перевищує 25 осіб.

Водночас, як випливає із нещодавнього повідомлення регулятора, НКЦПФР усвідомлює необхідність дозволити дистанційне проведення загальних зборів акціонерних товариств та готує відповідні зміни до законодавства.